Firma elettronica semplice

Una firma elettronica è un compromesso tra facilità d’uso e sicurezza. Una semplice firma elettronica è il primo livello di sicurezza e riconoscimento legale di un documento.

La digitalizzazione è ormai prevalente nelle aziende su base giornaliera. In questo senso, il 2020 è stato sicuramente un anno spartiacque: molti dipendenti hanno iniziato a lavorare da remoto a causa della pandemia di Covid-19. I processi lavorativi quotidiani delle persone hanno dovuto essere trasposti in formato digitale per non interrompere il buon funzionamento delle aziende. Una delle principali innovazioni che il posto di lavoro ha visto è la firma elettronica.

Consente alle aziende di intraprendere importanti processi amministrativi senza la necessità della presenza fisica delle persone interessate. Inoltre, consente un notevole risparmio in termini di tempo e risorse, in modo che queste possano essere utilizzate per cose più utili. Esistono tre tipi di firma elettronica (ecco un approfondimento: firma digitale tipi) che si differenziano per le loro caratteristiche e per i processi aziendali per i quali sono appropriati. Qui, discuteremo della firma elettronica semplice e delle sue caratteristiche specifiche.

Semplice e intelligente

Come suggerisce il nome, una delle caratteristiche distintive della firma elettronica semplice è la sua semplicità: prima di tutto, è facile e immediata da usare. Non tutti i dipendenti di una determinata azienda hanno una comprensione sofisticata dei nuovi strumenti digitali, tutt’altro.

Quindi è ancora più essenziale disporre di moduli di firma elettronica facili da usare da parte di tutti, anche da quei dipendenti che hanno la minima esperienza nelle nuove tecnologie o che si preoccupano di doverli utilizzare. L’utilizzo di questa semplice firma potrebbe anche essere un primo passo verso un maggiore utilizzo delle applicazioni digitali.

Inutile dire che è proprio questa semplicità che limita il valore probatorio legale di una semplice firma elettronica, quindi non è adatta per alcune tipologie di documenti.

Non esiste una definizione precisa dei requisiti legali in materia di firme elettroniche semplici. Ciò significa che un documento può essere firmato in pochi clic, senza che ci sia un processo adeguatamente definito per questo scopo. Quindi, poiché l’identità del firmatario non può essere verificata, potrebbero teoricamente negare di aver mai firmato l’atto. Il valore giuridico probatorio di una semplice firma elettronica è quindi più o meno assimilabile a quello di una firma scannerizzata.

Esistono, tuttavia, modi per rafforzare il valore legale di una semplice firma elettronica e per aggiungere ulteriori livelli di sicurezza: ad esempio, è possibile utilizzare un sistema di autenticazione che prevede l’invio di un codice tramite SMS. Questo è paragonabile ai sistemi utilizzati dalle banche per le transazioni online.

La semplice firma elettronica in caso di contestazione

Cosa succede quando si contesta un contratto firmato con una semplice firma elettronica? In questi casi è utile potersi rivolgere al fascicolo probatorio in cui sono conservati, ad esempio, l’indirizzo e-mail e il numero di telefono del firmatario.

Sebbene la compilazione di una pista di controllo non sia obbligatoria per le firme elettroniche semplici, ciò si rivela estremamente utile in caso di controversia: facilita la prova dell’autenticità della firma e può essere utilizzato anche per identificare inequivocabilmente il firmatario.

Quali vantaggi ha la firma elettronica semplice?

Come abbiamo detto in precedenza, le firme elettroniche semplici sono simili alle firme scansionate. Tuttavia, ci sono alcune differenze che rendono le firme elettroniche semplici preferibili alle firme scansionate. Il loro principale vantaggio è sicuramente il risparmio di tempo: i dipendenti non devono più svolgere attività dispendiose in termini di tempo, come creare documenti, stamparli, firmarli e scansionarli prima di inviarli via e-mail ad altre parti contraenti.

Tutte queste risorse possono quindi essere destinate ad altri compiti che hanno maggior valore per l’azienda. Con la soluzione moderna, digitale e sicura, i documenti possono essere inviati rapidamente e facilmente dalla persona A alla persona B, sono quindi archiviati in modo sicuro su server e hanno un valore probatorio significativamente maggiore davanti a un tribunale rispetto a una firma scansionata.

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